Pracodawco pamiętaj o obowiązku informacyjnym pracownika! Obowiązek poinformowania pracownika jest do 31 stycznia każdego roku!
Co to za obowiązek?
Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) zasadniczo dotyczy pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia 2025 roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jednakże, nie oznacza to, że pracodawcy z mniejszą liczbą zatrudnionych są automatycznie zwolnieni z tego obowiązku.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to specjalny fundusz tworzony przez pracodawców, który ma na celu wspieranie pracowników i ich rodzin. Pieniądze z tego funduszu są przeznaczane na różne cele, takie jak pomoc finansowa w trudnych sytuacjach, dofinansowanie wypoczynku (np. wczasów czy kolonii dla dzieci), a czasem nawet na imprezy integracyjne w firmie.
Nie każda firma musi taki fundusz posiadać. Obowiązek dotyczy głównie pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników (liczonych w pełnych etatach). Mniejsze firmy mogą, ale nie muszą tworzyć takiego funduszu. Zależy to od decyzji pracodawcy lub zapisów w umowie zbiorowej.
Świadczenie urlopowe to forma wsparcia dla pracowników w mniejszych firmach (zatrudniających poniżej 50 osób), które nie tworzą ZFŚS. Związane jest ono z wykorzystaniem przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Aby je otrzymać, pracownik musi wziąć co najmniej 14 kolejnych dni urlopu (zgodnie z Kodeksem Pracy). Świadczenie urlopowe przysługuje wszystkim pracownikom zatrudnionym w firmach, które wprowadziły ten system. Nie ma znaczenia, czy pracownik pracuje na pełen etat, pół etatu czy w innym wymiarze czasu pracy – wysokość świadczenia jest proporcjonalna do wymiaru etatu.
Maksymalna kwota świadczenia urlopowego jest określona przepisami i nie może przekroczyć odpisu podstawowego na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który w 2025 roku wynosi:
– około 1663,39 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat,
– mniejsze kwoty proporcjonalnie dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
To, ile faktycznie wypłaci pracodawca, zależy od jego decyzji.
ZFŚS i świadczenie urlopowe to świadczenia, które mają na celu poprawienie komfortu życia pracowników.
Kto musi poinformować pracownika?
Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na dzień 01 stycznia danego roku i nie chcą tworzyć ZFŚS lub nie chcą wypłacać świadczeń urlopowych.
Informacja ta dotyczy danego roku kalendarzowego i w razie potrzeby musi być ponawiana w kolejnych latach kalendarzowych.
Co w przypadku braku przekazania takich informacji pracownikom?
Jeśli pracodawca nie przekaże informacji to może na nim ciążyć obowiązek utworzenia ZFŚS lub wypłacenia świadczenia urlopowego pracownikom, którzy skorzystali z 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji pracownicy będą mogli skutecznie dochodzić roszczeń o wypłatę świadczenia urlopowego wraz z odsetkami. A na pracodawcę może zostać nałożona grzywna – w niektórych przypadkach nawet do 30 tys. zł.
Wzór informacji o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego:
Nietworzenie ZFŚS i niewypłacanie świadczenia urlopowego
Na powyższym dokumencie mogą podpisać się wszyscy pracownicy, wtedy będzie jasne że zapoznali się tą informacją.